Managementul timpului: Principiul Pareto

Managementul timpului: Principiul Pareto

Nu-ți poți administra eficient timpul dacă nu-ți cunoști prioritățile!

Principiul Pareto, sau mai simplu regula 20/80 afirmă în termeni simpli faptul că 20% din acțiuni ne aduc adesea 80% din satisfacții.

Acum, parcă mai mult ca niciodată, timpul pare că se scurge mult mai rapid, toți cred că trăim cu senzația că nu avem timp suficient pentru a realiza tot ce ne-am propus, într-o zi, într-o lună, într-un an, într-o viață!

Cum timpul nu este un factor modelabil, adică nu avem posibilitatea de a-l face să se scurgă mai încet, ne putem rezuma doar la modul în care îl folosim, prioritățile pe care le avem și atingerea obiectivelor care contează cel mai mult pentru noi.

Principiul Pareto este derivat din observația lui Vilfredo Pareto care a realizat că numai un număr „vital” de păstăi de mazăre din grădina lui au produs majoritatea recoltei de mazăre.

Putem observa foarte ușor cât de des se aplică acest principiu. Nu contează domeniul despre care vorbim, principiul este în general acelaşi.

În sport observăm că adesea, aceeaşi 20% din participanţi se clasează pe primele locuri.

Bill Gates, fondatorul Microsoft, a declarat de asemenea că inginerii care lucrează la Windows se concentrează pe rezolvarea a 20% din cele mai frecvente BUG-uri, astfel rezolvânduse 80% din erorile sistemului.

Atunci când încercăm să ne gestionăm timpul, sunt relevante două aspecte:

Să știm exact care este obiectivul nostru principal, care ne-ar aduce cea mai mare satisfacție. Astfel vom prioritiza acțiunile care ne vor apropia mai mult de obiectivul ales.

L-am rugat pe un lider căruia i-am cerut să treacă pe o listă care sunt top 10 priorități pentru el, să aleagă doar cinci dintre acestea.

La început, testul pare o capcană. De vreme ce și-a definit 10 priorități, înseamnă că toate sunt importante. Și este corect, toate cele 10 acțiuni sunt importante.

Dar noi trebuie să ne gândim, în primul rând:

– care este obiectivul nostru principal? Ce este cel mai important pentru noi?

Așa, vom putea observa că din cele 10 acțiuni considerate importante, doar câteva ne ajută să ne îndeplinim țelul nostru suprem.

Ideea nu este că celelalte ”priorități” nu sunt importante, ci faptul că o acțiune, oricât de importantă poate fi, este ierarhizabilă.

Cu alte cuvinte, deși toate sunt importate, dacă știm exact ce obiectiv avem și ce acțiuni ne aduc mai aproape de acesta, putem face un clasament al priorităților.

Astfel, avem prioritatea 1, prioritatea 2 și așa mai departe.

  • Să avem capacitatea și tăria de a identifica acele acțiuni care sunt inutile sau care pot fi făcute ulterior.

In 2014, Accomplish More By Doing Less | TimMaurer.com

Odată ce am stabilit care este ordinea priorităților, este necesar să analizăm „opțiunile” de la finalul clasamentului și să decidem care dintre aceste acțiuni trebuie făcute cu adevărat, care acțiune este importantă, dar nu acum, ce acțiune poate fi delegată și nu în ultimul rând, ce acțiune poate fi eliminată complet.

Uneori, atunci când vine vorba despre prioritizare, cel mai greu nu este neapărat să stabilim care este prioritatea unu, ci care sunt acele acțiuni la care trebuie să renunțăm complet.

Acum câțiva ani, de anul nou, mi-am făcut o listă cu ce obiective am pentru noul an, iar printre aceste obiective se număra, să petrec mai mult timp cu familia, să învăț limba germană (preluasem recent o poziție managerială unde limba germană era necesară), să învăț să cânt la chitară, să scriu mai des pe site-ul de Leadership, să reîncep să scriu poezie și proză și lista continua.

Cu siguranță toate aceste obiective erau importante pentru mine, dar întrebarea se pune: care era cel mai important?

În anul de care aminteam se născuse băiețelul meu, implicit timpul cu familia era prioritatea numărul unul. Totodată, pentru a-i putea oferi familiei tot ceea ce are nevoie, era necesar să performez la noul Job.

Astfel, din prioritatea unu a derivat prioritatea doi, învățarea limbi germane.

Mi-ar fi făcut plăcere să știu să cânt la chitară sau să scriu poezie, dar agrenându-mă în aceste activități „furam” timp de altundeva, adică de la însuși obiectivul principal, acela de a petrece mai mult timp cu familia.

Acum, dacă ar fi să fac o estimare, timpul petrecut cu familia îmi încarcă mai mult de 80% din baterii și-mi oferă mai mult de 80% din satisfacții.

Ceea ce am dorit să subliniez este faptul că uneori obiectivele noastre, deși nu neapărat direct, sunt în antiteză, adică trebuie să alegem merg la curs de chitară sau stau cu familia? merg la cursul de germană sau stau cu familia?

Să nu facem compromisuri sau să încercăm să acționăm cu jumătăți de măsură.

Watch your step: why the 10,000 daily goal is built on bad science ...

Înițial, mi-am programat cursul de Germană pe Skype, mi-a spus, stau și cu familia și fac și cursul. La început a părut o ideea foarte bună, doar că uneori practica are tendința să complice teoria.

În realitate, nici nu eram cu familia, dar nu mă puteam concentra nici la curs, cu alte cuvinte iroseam timpul încercând să fiu în două locuri într-un loc.

Poate există activități care pot fi îmbinate, activități care pot coexista, dar dacă simți că nu dai sau nu primești 100% , alege ce activitate este cea mai importantă pentru tine și alocă-ți toată concentrarea în direcția respectivă.

Analizează care este ordinea priorităților, această prioritizare este realizabilă?

Dacă îmi doream așa mult să petrec mai mult timp cu familia puteam să demisionez, astfel eram 24 de ore împreună, dar ce se întâmpla când mi se terminau banii?

Chiar dacă ne va fi dificil uneori să ne fixăm prioritățile, trebuie să avem mereu în minte care este obiectivul care îmi va aduce 80% satisfacție și care este orizontul de timp în care îl pot atinge?

Uneori este nevoie să te îndepărtezi un pic pentru a putea deveni mai apropiat.

 

Haideţi acum să ne gândim cum ne ajută acest principiu în viaţa de zi cu zi.

În primul rând ne ajută la stabilirea priorităţilor, astfel vom putea executa primele sarcinile care ne aduc cele mai multe beneficii. Uneori avem tendinţa de a începe cu cele mai plăcute „sarcini” ajungând uneori să nu mai avem timp şi pentru sarcinile care contează cu adevărat. 

Ne ajută să fim mai eficienţi. Într-o lume în mişcare în care timpul este tot mai limitat, eficienţa joacă un rol crucial. De câte ori ni s-a întâmplat să ajutăm un coleg la un proiect deşi proiectul nostru nu era terminat?

Şi nu spun să nu ne ajutăm colegul, ci că este mai eficient şi benefic să ne finalizăm propriul proiect apoi cu timpul rămas să încercăm să ne ajutăm şi colegul.

Acelaşi principiu se aplică şi când este vorba de costuri. Există o vorbă care spune că „ne zgârcim la tărâţe şi pierdem la făină”. Astfel putem aplic acest principiu inclusiv când ne dorim să ţinem costurile sub control, de regulă 20% din activităţi ne consumă 80% din resurse.

Atenţie însă, acest principiu se aplică şi în cazul angajaţilor, de regulă 20% din angajaţii companiei sunt responsabil cu 80% din rezultate.

Asta nu înseamnă bineînțeles că de ceilalți 80%  ne putem lipsi, dar trebuie să fim atenți ca, orice s-ar întâmpla, acei 20% care aduc majoritatea profiturilor să rămână.

Spun asta deoarece principiul Pareto poate fi o armă cu două tăișuri.

De exemplu, un manager se poate gândi într-o perioadă de criză că dând afară 20% din cei mai bine plătiți angajați, va economisi 80% din bugetul de personal, uitând că aceeași 20% sunt responsabili și de 80% din profit, astfel cu această acțiune, nu-și va salva doar 80% din costurile de personal, ci își va tăia și 80% din profit.

Pareto, este un principiu care funcţionează în ambele direcţii, folosiţi-l cu înţelepciune.

Așa cum am amintit și la început: Nu-ți poți administra eficient timpul dacă nu-ți cunoști prioritățile!

 

Facebook Comments

Lasă un răspuns