Managementul timpului: metoda Eisenhower

Managementul timpului: metoda Eisenhower

 

Managementul timpului este un aspect care le dă bătăi de cap multor persoane. De câte ori nu am ajuns în situaţia în care a trebuit să ne ocupăm de anumite chestiuni urgente, de la un proiect pe care a trebuit să îl finalizăm peste noapte pentru a-l putea prezenta a 2-a zi până la chestiuni urgente apărute de nicăieri.

 

 

Dacă analizăm însă aceste situaţii, observăm că deşi ambele probleme erau ,,urgente”, au devenit aşa datorită unor factori diferiţi. Dacă la o urgenţă, dintr-o cauză imprevizibilă care nu ţine de noi putem spune că nu am avut ce face, avem totuşi o sumedenie de probleme care au devenit „urgente” pentru că nu le-am rezolvat la timp. De exemplu în cazul proiectului, probabil am primit termenul până la care trebuie să fie finalizat cu ceva timp înainte. Cu toate acestea am ajuns în ultima zi și proiectul nu este finalizat. Întrebarea este cum de s-a întâmplat asta? De ce am lăsat așa multe lucruri pe ultima zi? 

Deoarece mulţi oameni se confruntă cu această problemă, Dwight Eisenhower, al 34-lea preşedinte american, a dezvoltat o metodă de gestionare a timpului numită „Eisenhower Box” sau metoda Eisenhower.

Acesta a împărţit un pătrat în patru cadrane şi a alocat fiecărui cadran rezultat un grad de importanţă.

Astfel, odată ce am trecut sarcinile în aceste cadrane o să ne fie uşor să le prioritizăm. Asta deoarece majoritatea oamenilor amână lucrurile până ce acestea devin urgente, preferând, de multe ori, să îşi ocupe timpul cu lucruri inutile sau care nu sunt relevante pentru obiectivele pe termen lung. Dar această abordare este una „păguboasă” pe termen lung, fără o planificare ajungem mereu să rezolvăm problemele pompieristic.

 

 

1. Urgent şi important (sarcini care trebuie imediat duse la îndeplinire)

Acum nu toate sarcinile urgente sunt şi importante şi nu toate sarcinile importante sunt şi urgente. De aceea, este important să plasăm acestă sarcină în cadranul corespunzător. Astfel, vom reuşi să ne ocupăm întâi de lucrurile cele mai importante, dar totodată şi urgente. O sarcină care a devenit deja urgentă nu mai poate fi amânată şi trebuie să o rezolvăm imediat. Este important totuşi să analizăm cum am ajuns în această situaţie şi pe viitor să planificăm cât mai multe activităţi în cadranul doi. Exceptând situaţiile de forţă majoră, restul urgenţelor au apărut datorită faptului că nu am planificat şi realizat o sarcină la timp. 

2. Important, dar nu şi urgent (sarcini a căror îndeplinire o programezi pentru viitorul apropiat)

Există lucruri importante pentru noi, dar care nu sunt urgente pe moment. De exemplu, în luna iunie îmi rezerv vacanţa la schi şi îmi planific să îmi cumpăr o pereche de clăpari. Această sarcină este foarte importantă pentru mine, dar nu este deloc urgentă. În aceste situaţii, trebuie să fim foarte atenţi la planificare. Dacă o să uit să îmi planific cumpărarea clăparilor, o să mă trezesc înainte cu o zi de plecare că trebuie să alerg prin magazine după o pereche.

Acest cadran ar trebui să ne ocupe cea mai mare parte din agendă, deoarece sunt lucrurile importante pentru noi, activităţi care ne fac plăcere sau care ne aduc plus de valoare şi ar fi ideal să ne investim timpul în el. Planificarea activitătilor devine foarte importantă în această perioadă. Imaginează-ţi că primeşti un proiect pe care trebuie să îl finalizezi până la sfârşitul lunii. Planifică-ţi sarcinile din timp şi punele pe primul loc, astfel la sfârşitul lunii, o să dormi liniştit în ultima seară. Nu te mai lăsa distras de alte activităţi pe care chiar tu le-ai clasificat ca find neimportante.

3. Urgent, dar neimportant (sarcini a căror îndeplinire o delegi)

Ai primit o notificare de la primărie care te anunţă că până la sfârşitul săptămânii trebuie să plăteşti impozitul pentru spatiul în care îţi desfăşori activitatea. Deşi vorbim de ceva urgent, ai un termen limită destul de apropiat, nu este foarte important pentru tine astfel încât să mergi personal să plăteşti. Poţi delega sarcina contabilului sau altei persoane din firmă.

Există o sumedenie de sarcini pe care le-am putea delega, dar preferăm din diferite motive să le facem singuri. De câte ori ni se întâmplă să ne spunem ,, mai bine fac eu. Dacă deleg sigur nu va ieşi cum îmi doresc eu”. Aceasta este o capcană. Dacă nu începem să delegăm, cei din jurul nostru nu vor învăţa niciodată să facă lucrurile aşa bine ca noi. În ceea ce priveşte delegarea, dacă crezi că cineva poate să facă o sarcină de nota 7, asta în condiţia în care dacă o faci singur este de 10, deleagă-i sarcina fără ezitare. Data următoare o va face de 8, iar în timp o va face mai bine decât tine. 

4. Nici urgent, nici important (sarcini pe care le vei elimina)

Gândeşte-te câte mailuri spam primeşti în fiecare zi. În fiecare mail se află, de fapt, o sarcină. Dacă alegei să deschizi acel mail va trebui să analizezi produse, să navighezi pe internet după mai multe informaţii, cu alte cuvinte o să pierzi timp. Dar chiar ai nevoie de ce vinde cel care ti-a trimis Spam ? Nu, cu siguranţă nu ai nevoie. Acest „mâncător” de timp îl întâlnim destul de des în activitatea noastră. Poate este vorba de un coleg care ne roagă să îl ajutăm la proiectul lui, deşi noi nu suntem în termen cu propriul proiect sau pur și simplu alegem să ne uităm la televizor în loc să citim pentru examenul de săptămâna viitoare.  

Trebuie să înţelegem că nu putem mări ziua, indiferent ce facem aceasta tot 24 de ore va avea, dar putem în schimb să ne gestionăm mai bine timpul.

 

Este foarte important să ne gestionăm în mod conştient timpul şi să ne ţinem de ceea ce ne-am propus, altfel sarcinile vor migra spre primul cadran şi vor deveni „urgente”.

Fiecare avem în minte să facem anumite activităţi şi ne amăgim cu sintagma ,,Nu am timp”, dar dacă o să completăm tabelul lui Eisenhower o să observăm că de fapt avem destul timp. Doar că alocăm acel timp altor sarcini care nu ne ajută cu nimic şi care ne ţin într-o zonă de confort. 

Cât din timpul zilnic îl aloci cadranului patru ?

 

 

…..

Facebook Comments

Lasă un răspuns