Cum sa-ti optimizezi timpul

Cum sa-ti optimizezi timpul

Timpul este cea mai preţioasă resursă de care dispunem şi este o resursă limitată.

Managementul timpului devine vital atât în viaţa de zi cu zi, cât şi în sfera profesională.

Iată mai jos câteva sfaturi despre cum ne putem organiza mai bine timpul:

Opriți multitasking!

Acum, în epoca vitezei,când totul este multifuncţional, noi trebuie să ne concentrăm pe o singură sarcină!

Şi da, oricât de ciudat ar suna, trebuie să le facem pe rand. Astfel,ne asigurăm că ceea ce am început ducem la sfârşit mult mai repede şi mai calitativ.

Dacă ne implicăm în mai multe sarcini simultan , nu reuşim să o finalizăm pe niciuna.

Utilizați un calendar.

Urmărirea tuturor întâlnirilor dvs. în cap este ineficientă și duce de multe ori la a uita ceva. De aceea, oamenii de succes folosesc calendarul pentru a-şi planifica întreaga zi. Fie că este vorba de un carneţel fizic sau de un calendar digital,  veţi avea posibilitatea să verificați și să vedeți cum vă este programată ziua sau săptămâna. În cazul în care folositi un calendar digital, îl puteţi programa să vă trimită reamintiri înainte de evenimente pentru a fi sigur că nu uitaţi ceva.

Managementul timpului

Fotografie de rayedigitaldesigns

Revizuiţi-vă săptămâna care tocmai a trecut.

Cel mai bun mod de a ne perfecţiona este să multiplicăm ceea ce am făcut bine şi să ne îmbunătăţim la lucrurile care nu au funcţionat bine sau deloc.

Revizuirea săptămânii este o practică care vă poate ajuta să vă planificați mai bine programul, să vă concentrați pe obiectivele dvs. și, de asemenea, să urmăriți noile evoluții în timp ce acestea se întâmplă, unde, în mod obișnuit, le veți trece cu vederea.

Mai întâi, revedeți calendarul pentru săptămâna trecută și cea actuală – căutați termene libere, întâlniri și alte aspecte care necesită mai multă atenție. Apoi, revedeți mesajele primite ale poștei electronice (atât personale, cât și de lucru) și încercaţi să citiţi toate mailurile. Dacă vă rămân de exemplu 50 de mailuri necitite, săptămâna următoare va începe cu un deficit de timp. Asta pentru că va trebui să planificaţi timp şi pentru activităţile pe care nu le-aţi făcut, cât şi pentru noile mailuri care o să vă intre.

În cele din urmă, revizuiți obiectivele pentru anul respectiv și planificați să lucrați la acestea în săptămâna viitoare.

Planificați-vă sarcinile importante în prima jumătate a zilei.

Este posibil să aveți o zi de lucru standard de opt ore, dar realitatea este că doar jumătate din acea zi este productivă. Sarcini strategice de mare valoare sunt cele pentru care companiile și clienții plătesc – idei noi de produse, modalități de reducere a costurilor și alte îmbunătățiri.

Programaţi aceste sarcini într-o fereastră de 4 ore. Folosiţi-vă restul timpului pentru alte activităţi curente cum ar fi:

Îmbunătățiți angajamentul angajatului dvs.

întâlniri, răspuns la e-mail, navigarea pe Internet și altele asemenea. Cheia este să vă asigurați că vă programați cele mai importante sarcini de mare valoare când sunteți la performanță de vârf – dimineața, înainte de a vă obosi.

Divizaţi proiectele mari în sarcini mici

Capacitatea de a realiza proiecte mari este unul dintre cele mai importante aspecte pentru managementul timpului. Cu toate acestea, proiectele mari, cum ar fi organizarea unei conferințe, de exemplu, poate părea imposibil de divizat. Dacă sunteți desemnat să faceți acest lucru, puteți simți că nici măcar nu știți exact ce ar trebui să oferiți, să nu mai vorbim unde și cum ar trebui să începeți. Cheia este de a începe prin a cere sfaturi de la oameni care au realizat proiecte similare și apoi de a scrie un plan pentru dvs.

Aflaţi care sunt etapele proiectului şi transformaţi-le în obiective intermediare.  Luaţi apoi fiecare obiectiv intermediar şi vedeţi ce sarcini sunt necesare pentru a-l realiza. Asiguraţi-vă că împărţiţi obiectivul în sarcini care se pot realiza în 2-4 ore.

Nu efectuați mai mult de trei sarcini prioritare în fiecare zi

La începutul zilei, este ușor să veniți cu o listă cu zeci de sarcini. Totuși, acest lucru se datorează,deseori, presupunerii că ziua va merge exact așa cum a fost planificată, ceea ce, din păcate, rareori se întâmplă.

Apelurile telefonice neplanificate, solicitările șefului și ale altor persoane, situațiile de urgență personale și altele asemănătoare pot răsturna cele mai bune planuri stabilite. Pentru a fi eficient şi pentru a vă putea atinge obiectivele trebuie doar să vă daţi seama de cele mai importante trei sarcini ale zilei, care, în ciuda tuturor evenimentelor neașteptate  ale zilei, le puteţi îndeplini.

Managementul timpului

Învăţaţi să delegaţi.

Nu puteți (și nu ar trebui să încercați) să faceți totul singur. Managerii eficienți și angajații de succes deleagă în mod curent sarcinile, astfel încât să se poată concentra mai bine asupra muncii lor. Trebuie să știți când cineva este mai potrivit pentru a primi o anumită sarcină. Pașii necesari pentru o delegare eficienta sunt: descriu sarcina și termenul limită, îi explic persoanei căruia îi deleg ce are de făcut și stabilesc un tipar de informare astfel încât să fiu la curent cu progresul.

Obțineți victorii ușoare imediat

Alegeţi să îndepliniți prima dată cea mai simplă sarcină. Uneori, trebuie să obțineți o victorie ușoară, completând o sarcină mai mică și mai ușoară. De exemplu, fă-ți patul imediat ce te trezești. Acest lucru te va face încrezător și dornic de o altă sarcină, deoarece tocmai ai făcut ceva productiv.

Asigurați-vă însă că nu vă petreceți tot timpul făcând sarcini ușoare. Rezumaţi-vă la maxim trei sarcini ușoare la rând și apoi abordați una mai mare. Când vă simțiți descurajați, faceți o altă serie ușoară.

Programați timpul de călătorie în calendar

Timpul de călătorie este o realitate pe care trebuie să o învățăm să o gestionăm. Un exemplu poate fi planificarea mai multor întâlniri consecutive în aceeaşi locaţie. Asigurați-vă că planificați timpul de călătorie folosind scenariul cel mai rău (de exemplu, traficul de la orele de vârf) – în acest fel, este mai probabil să ajungeți mai devreme.

Dormi suficient

Fără să-i oferim corpului odihna necesară nu vom putea să operăm la capacitate maximă şi să oferim ce avem mai bun. Privarea de somn pentru a te distra mai mult sau pentru a munci mai mult este o strategie pe termen scurt.

Fiind obosit toată ziua, nu veţi putea gestiona în mod eficient timpul indiferent de modul în care sunteți organizat.

Învață să spui „Nu”

Trebuie să învățăm să spunem „Nu” sarcinilor noi care ne distrag atenţia de la obiectivul nostru şi care ne consumă timp. Spunând „Da” de fiecare dată responsabilităților noi este o modalitate excelentă de a vă dezvolta cariera atunci când sunteţi la început. Totuși, acesta este un obicei pe care nu îl puteți susţine mai departe. Uneori ne autosabotăm sarcina noastră pentr a „ajuta” un alt coleg să şi-o facă pe a sa.

Astfel,putem ajunge în situaţia în care colegul care îşi termină mereu sarcinile la timp să fie promovat în detrimentul dvs. care întârziaţi mereu.

Admiteţi repede dacă aţi făcut o greşeală și continuați

Acoperirea greșelilor risipește timpul tuturor, inclusiv al dvs. Puteți obține mult mai mult în viață dacă recunoașteți greșelile, soluționați problema și continuați. Majoritatea managerilor sunt dispuși să ierte greșeli, mai ales dacă sunteți cinstiți și munciţi din greu pentru a remedia greşeala.

În concluzie

Adesea „nu am avut timp” se traduce în: nu mi-am gestionat bine timpul pe care l-am avut.

Legat de gestionarea timpului, este mereu loc de îmbunătăţire, dar pentru început,țineți cont de aceste sfaturi.

Facebook Comments

Lasă un răspuns